לפי ההגדרה הפורמאלית, ה"יבשה": הגרפולוגיה היא תורת כתב היד, (גרפן= כתיבה, לוגוס= תורה; באנגלית graphology, ,ביוונית (graphein . יש המגדירים את הגרפולוגיה כפסיכולוגיה של "כתב המוח", כיוון שכידוע, המוח מפקח על כל תהליכי הגוף והנפש, הרצוניים והבלתי-רצוניים, ובהם על תהליך הכתיבה. יתר על כן, אפשר לומר, כי הכתב משמש שיקוף של המתחולל במוחו של הכותב בתחום הגוף, השכל, הנפש והרגש. הכתב, המהווה תוצאה של השדר המוחי, הוא למעשה מעין "פוליגרף" של המתחולל במוחו של כותב.
התבוננות באופן הביטוי האישי של הכותב: כתב היד מורכב ממערכת של סימנים הידועים ומוסכמים על הכלל, משמש אמצעי להתבטאות, לתקשורת, ולהעברת אינפורמציה בין-אישית. הגרפולוגיה בוחנת למעשה את הביטוי האישי של הכותב בתוך מערכת מוסכמת זו. אופיו של הכותב אינו מעצב את הכתב, אלא מובע בו.  האישיות מתבטאת, בין היתר, במידה ובאופן הסטייה מהתקן.
זום אין – זום אאוט: הגרפולוגיה בוחנת את הסממנים והמרכיבים הרבים הקיימים בכתב, ואת היחסים ביניהם. היא בוחנת הן את הפרטים והן את המכלול, התמונה הכוללת. הדבר דומה להתבוננות בחלקים שונים ובמרכיבים שונים באישיותו של אדם, לצד ראיית האדם כשלם, כמערכת הוליסטית שלמה ומורכבת.
הגרפולוגיה משמשת אמצעי אבחון בתחומים רבים: בתחום התעסוקתי, בתחום הפלילי-המשפטי, בתחום הזוגי-משפחתי ובתחום הטיפולי.

גרפולוג יכול לאבחן באמצעות כתב היד את מרכיבי אישיותו של הכותב, כישורים, חוזקות וחולשות, נטיות לב והעדפות, מאפייני חשיבה וכישורים אינטלקטואליים, אופן התפקוד וסגנון התנהגות, מצב רגשי ומצוקות, אמינות.

חשוב לדייק, כי לא ניתן באמצעות כתב היד לנבא עתיד, לדעת מה צפוי בגורלו של אדם, או לקבוע באופן חד-משמעי מה תהיה בחירתו במצב נתון. אם כי, ניתן לשער ולבצע ניחוש מושכל לגבי העדפותיו, בהתבסס על תכונותיו ומאפייני אישיותו, בסביבה נתונה.
לגבי בדיקת אמינות, חשוב לומר כי קיימים מס' אלמנטים שיכולים להעיד על בעיית אמינות של הכותב, היכולים גם להעיד על מצוקה נפשית, ולכן חשוב שלא להיות מושפעים מאלמנט אחד או שניים, ותמיד לבחון את המכלול וההקשר הרגשי.

חשוב לדעת כי לא כל אדם כשיר לעבור אבחון גרפולוגי של כתב היד. לכן, במידה ואתם נדרשים לעבור אבחון גרפולוגי לטובת קבלה למקום עבודה, או מכל סיבה שהיא, חשוב שתבחנו האם אתם עומדים בתנאים הנ"ל. כמו-כן, הקפידו לציין במכתב המקדים לכתב ידכם הנשלח לבדיקה, כל אינפורמציה שיכולה להשפיע על איכות הכתיבה שלכם (שפת אם, יד הכתיבה, תאונה או חבלה בכף היד, בעיית ראייה, וכיו"ב), וכן הפקידו לכתוב על מצע נוח, בתנאים הנוחים לכם, ובעט כדורי. גרפולוג מקצועי ידאג לבקש מכם את הפרטים הנ"ל.

1. בגרות גרפית – שליטת הנבדק בכתיבתו משמשת תנאי הכרחי לבדיקה גרפולוגית. בממוצע, ילד בעל התפתחות שכלית תקינה מגיע לבגרותו הגרפית בגיל 12-10. עם זאת בגרות גרפית אינה תלויה תמיד בגילו של הנבדק, אלא בגורמים נוספים העשויים לפגום בתיאום תנועות הכתיבה, כגון: פיגור שכלי, חוסר אימון בכתיבה, שינוי שפת הכתיבה בגיל מאוחר, מחלה או הפרעה גופנית וכיו"ב. במקרים אלו הכתיבה אינה חופשית, ולכן אינה מתאימה לבדיקה גרפולוגית.
2. כתב שגרתי (כתב "פרסונה")- כתב הקרוב לתקן, שבו הנבדק משתדל לכתוב על-פי הדוגמה שנלמדה בביה"ס ממניעים שונים, כגון רשמיות או הסוואה (מצוקות או אמינות). הכתב מלמד על חשיבות הכותב להתמזג עם המקובל, ובתוך כך לוותר על האישיות שלו. כתב מסוג זה יכול להוות מגבלה לאבחון, שכן יש בו מחיצה בין העיצוב הגרפי לבין שיקוף תכונותיו של הנבדק. במקרים אלו, ניתן ללמוד על האדם כי חשוב לו להיצמד למקובל ולהיות "בתקן", לעתים על חשבון צרכיו ומאפייניו האישיים; ובהתאם לכך, קשה להגיע לתכנים הפנימיים של הכותב ולשפוט את הפוטנציאל האינטלקטואלי שלו, את תחושותיו ואת רגשותיו האמיתיים. בבדיקת אמינות של כתב כגון זה, חשוב לשלב סוללה נוספת של אבחונים.
3. מחלה או הפרעה גופנית או נפשית – ההפרעה עשויה לפגוע במידת חופש הכתיבה של הנבדק, לצמצם את מידת השיקוף של תכונותיו בכתב היד ועלולה להטעות בעניין אופיו, בייחוד כאשר מדובר בהפרעה נפשית.
4. הפרעה גרפו-טכנית – הפרעה הנגרמת מן התנאים הטכניים של הכתיבה, כגון כתיבה בציפורן פגומה, כתיבה על נייר ספוג או על שולחן מחוספס. כתב זה פסול לבדיקה.כדי שיהיה אפשר לאבחן את הנבדק, יש להקפיד שהכתיבה תיעשה על מצע נוח ובעט כדורי.כדי שיהיה אפשר לאבחן את הנבדק, יש להקפיד שהכתיבה תיעשה על מצע נוח ובעט כדורי.