גרפולוגיה היא למעשה תורת כתב היד המבוססת על שדרים שעוברים מהמח בעת פעולת הכתיבה, אל היד ובאים לידי ביטוי ומשתקפים בכתב היד עצמו. היא מעין פוליגרף. ניתוח כתב היד של המועמד על ידי גרפולוג מקצועי יכול לשקף ולהציג למנהל משאבי האנוש את התכונות של המועמד, את החוזקות והחולשות שלו, מהם כישוריו, יחסי האנוש שלו, מידת האינטליגנציה שלו, הכישורים האינטלקטואלים שלו, אופן התפקוד והביצוע שלו וכן מידת האמינות שלו כל זאת במטרה לבחון את מידת התאמתו – לתפקיד.
מהצד השני יש לציין, אנשים רבים פונים גם באופן אישי לאבחון ויעוץ גרפולוגי על מנת לקבל הכוונה תעסוקתית.
האבחון הגרפולוגי, משקף את תכונותיו הבסיסיות של המועמד, תכונות מולדות המשתלבות עם השפעות סביבתיות שחווה האדם עד גיל 5. בתכונות אלה יכללו: סגנון חשיבה, יכולת ארגונית, ראיה מערכתית, יכולת האבחנה בין עיקר לתפל, תפקוד, חברתיות, מוחצנות, מופנמות, אינדיבידואליות שכל אחת מהן – היא בעלת חשיבות משמעותית בפרופיל המועמד לתפקיד ובאופן בו ייטמע כחלק מהארגון. אך חשוב לציין שחלק מתכונות אלו יכולות להשתנות במצבים רגשיים שונים שהאדם חווה בעבר, נמצא בהם כעת או יחווה בעתיד. כך למשל רגישות יתר ונטייה לדיכאון הן תכונות שעלולות לצוץ או לפוג בהלימה למצבים רגשיים משתנים. במצבי לחץ לדוגמא, הטיפוס המוחצן יכול להפוך לחסר שקט עם תנועתיות לא מבוקרת ולעיתים אף להגיע לכדי התפרצויות, בעוד הטיפוס המופנם בעתות לחץ ובשל היותו אינדיבידואליסט עלול להיכנס למצבי הסתגרות עד דכאון.

הגרפולוגיה היא מדע המבוסס על תיאוריות פסיכולוגיות ועל איסוף נתונים וחוקתיות. כמו בכל מקצוע אחר, גם לגרפולוגיה יש חוקים ועקרונות, אך ככל שהגרפולוג מקצועי, בעל שנות וותק וניסיון, הוא ישתמש גם באינטואיציה שרכש ופיתח במהלך השנים.

ישנם מקרים בהן הגרפולוגים המנתחים את כתב היד ומסתמכים על תורת כתב היד והחוקתיות יגישו מנהל משאבי האנוש ניתוח ענייני וממוקד של התכונות. ישנם מצבים בהם הגרפולוגים ישלבו את ניתוח הכתב עם ראיון אישי. כאשר האבחון מתבצע בשילוב עם ראיון ובמידה והגרפולוג זיהה מצב רגשי/נפשי בעייתי, יש באפשרותו באמצעות שאלות מכוונות להגיע לשורש הבעיה, לנסות להבין ולוודא האם מדובר במצב זמני או קבוע וכיצד ניתן לטפל בבעיה ולמזער אותה. הראיון האישי אינו אמור להשפיע על רמת הדיוק של האבחון הגרפולוגי. הגרפולוג פועל בראש ובראשונה על פי החוקתיות של מדע הגרפולוגיה, אך כאשר משולב באבחון גם ראיון אישי, יכול הגרפולוג לראות ולהבין את הסיבות והמצבים השונים שהוא רואה בכתב היד וכתוצאה מכך באפשרותו להציג למנהל משאבי האנוש תמונה רחבה יותר.

כדי שהאבחון הגרפולוגי ישיג את התוצאות הטובות ביותר, קרי, יציג תמונה  מדויקת ומהימנה, יש הכרח לקיים שני תנאים:
הגדרה מדויקת של התפקיד: על מנהל משאבי האנוש להגיש לגרפולוג הגדרה מדויקת מאד של התפקיד, כולל כל הצרכים והנגזרות שלו.
תנאי כתיבה אופטימאליים: יש לאפשר למועמד תנאים אופטימליים לכתיבת הטקסט, בהם: ישיבה נוחה ונינוחה, נייר חלק, מצע נוח ועט כדורי.
קיומם של שני תנאים אלה הכרחי כדי לאפשר לגרפולוג לנתח את מידת ההתאמה של המועמד על יתרונותיו וחסרונותיו אל מול צרכי המערכת והתפקיד.
אבחון גרפולוגי מהימן, מקצר את תהליכי הגיוס ומאפשר קבלת החלטות מהירה יותר. הדבר קריטי כאשר עומדות בפני המעסיק או המועמד אופציות נוספות, או כאשר קיימת מגבלת זמן המצריכה גיוס מהיר.
הגרפולוג יכול לבדוק כתבי יד של מספר מועמדים לאותו התפקיד ולדרג אותם על פי סדר התאמתם – תמיד מול הגדרת התפקיד וצרכיו.

יעשה בחוכמה מנהל משאבי האנוש אשר ישמור במקום נגיש את האבחונים הגרפולוגיים של בעלי התפקידים שגייס ומעת לעת יחזור ויעיין בהם. קריאה חוזרת של האבחון והמלצות הגרפולוג להתמודדות עם המועמד, יסייעו רבות בצמתים שונים במהלך השנים. כך לדוגמא כאשר נתקלים בקושי מסוים או בתחושה של 'תקרת זכוכית', כאשר מתחלף מנכ"ל ומשתנה הדינמיקה בארגון, או כאשר נפתחת אפשרות לקידום העובד או לשינוי תפקידו בתוך בארגון. גם כאשר הממונה על העובד ו/או הקולגות, חשים בשינוי באורחותיו של העובד, ניתן לשוב אל האבחון הגרפולוגי ובעזרתו לבדוק מה יכול היה לגרום לשינוי וכיצד ניתן להחזיר את הדברים למסלולם. כמו כן מומלץ לעיין באבחון לפני משוב או כאשר החברה נכנסת לתהליך ייעול או לקראת מיזוג. נכון מאד שהאבחון הגרפולוגי ילווה את הארגון ואת העובד לאורך כל הדרך ותמיד ניתן יהיה לחזור ולקבל תובנות.

כאשר אני מביטה בכותרת המאמר וחושבת על תרומתי האישית לארגון המגייס עובד לתפקיד מסוים, אני מגדירה את עצמי כ'מזווגת זיווגים'. כאשר נמצאה התאמה בין המועמד לבין התפקיד והארגון, כמו בכל זוגיות, יש כאן win-win situation . זו תחושה נהדרת כמו למצוא לסינדרלה את נעל הזכוכית או אם אדייק יותר למצוא לנסיך את סינדרלה. ניסיון של שנים רבות, משובים שאני מקבלת מלקוחותיי ואינטואיציה שרכשתי וחידדתי במהלך השנים, הביאו אותי לכדי יכולת הסתכלות יותר הוליסטית ופחות נקודתית.
מסיבה זו חשוב לי מאד להיות בקשר עם מנהל משאבי האנוש ולחדד לו גם בע"פ את נקודות האבחון וההמלצות שלי לגבי המועמד. אני שמה דגש רב ומקפידה עד מאד לדייק את ניסוח האמירות. במקרים בהם לאור תוצאות האבחון המלצתי היא שלא לגייס את המועמד, אינני מרגישה כ'חורצת גורלות'. הרי ברור לכל שאם התפקיד לא מתאים למועמד, עדיף לשני הצדדים לא להתקדם בתהליך שכן חוסר ההתאמה יצוף במוקדם או במאוחר ויגרום לשני הצדדים תסכול ועוגמת נפש, כמו גם הוצאות נוספות הכרוכות בגיוס של מועמד חדש. גם למועמד עצמו עדיף במקרה זה להמשיך ולחפש תפקיד אחר שיהלום את כישוריו ויביא אותו לכדי הצלחה ושגשוג בתפקיד. בהתאם לתמהיל החברה בישראל, אני מבצעת אבחונים גרפולוגים לכתבי יד בכל השפות . הדבר אפשרי כל עוד אני בקיאה בתקן האותיות של אותה השפה.